L’assistant de communication a pour mission de suivre toutes les opérations de communication, réaliser le traitement administratif, de superviser le budget en lien avec les campagnes de communication, et d’assurer le support organisationnel nécessaire au bon déploiement de ces campagnes.

Activités 1 – Gestion administrative et suivi des campagnes de communication

-        Etablir les demandes de devis, les bons de commande, réceptionner les factures et les traiter

-        Assurer le suivi budgétaire

-        Assurer les relations avec les prestataires

-        Organiser les déplacements

-        Gérer différents plannings (agenda, congés, réservations…)

-        Gérer le courrier entrant et sortant

-        Classer des documents ou des fonds d’archives

-        Effectuer toutes les tâches liées à la préparation des RV et des réunions

-        Participer à l’organisation d’événements en lien avec la cellule Protocole

Activités 2 – Gestion des dossiers

-        Être force de proposition dans l’optimisation des process

-        Gestion de dossiers

-        Réceptionner, organiser et exploiter des données ou des informations

-        Rédiger et mettre en forme des documents administratifs

-        Constituer et vérifier la complétude des dossiers

-        Alimenter des bases de données

-        Participer à l’optimisation des procédures et à la fourniture d’indicateurs de gestion

-        Assurer l’accueil téléphonique

-        Renseigner, informer, orienter les interlocuteurs internes et/ou externes

-        Recevoir, transmettre et filtrer les messages téléphoniques et électroniques

• Savoirs et savoir-faire

-  alimenter des statistiques, des tableaux de bord

-  classer et archiver tous types de documents

-  gérer l’organisation d’événements

- informer/alerter les différents responsables

-  réceptionner, organiser et exploiter des données ou des informations

-  renseigner, informer, orienter les interlocuteurs internes et/ou externes

- respecter des délais impartis

-  utiliser les logiciels métiers, es outils bureautiques et/ou informatiques (Word, Excel…)

- connaître et appliquer les procédures en vigueur au sein du service

- connaître la charte bureautique

- connaître les techniques administratives, d’organisation et de secrétariat.

• Savoir-être

-  sens de l’organisation

- esprit d'équipe

- bon relationnel

- courtoisie

- rigueur

- réactivité

-  confidentialité